Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Artikel 50 der EU-KI-Verordnung. Eine allgemeine Pflicht, jeden Text, jedes Bild, jede Präsentation oder jede E-Mail mit einem Hinweis auf den Einsatz von KI zu versehen, besteht dabei nicht. Entscheidend ist, wer das betreffende KI-System bereitstellt oder einsetzt, welche Art von Inhalt entsteht, in welchem Kontext er verwendet wird und ob natürliche Personen mit dem System oder seinem Ergebnis in Kontakt kommen.
Was Artikel 50 KI-VO regelt
Personen müssen erkennen können, wenn sie unmittelbar mit einem KI-System interagieren. Anbieter generativer Systeme müssen künstlich erzeugte Inhalte maschinenlesbar kennzeichnen. Hinzu kommen sichtbare Kennzeichnungspflichten für Deepfakes und für bestimmte KI-generierte Texte zu Themen von öffentlichem Interesse sowie Informationspflichten bei Emotionserkennung und biometrischer Kategorisierung.
Wer KI verwendet, um eine interne E-Mail vorzustrukturieren, ein Besprechungsprotokoll zusammenzufassen oder einen ersten Entwurf für eine Stellenanzeige zu erstellen, muss das Ergebnis nicht kennzeichnen. Die Grenze verläuft dort, wo Inhalte maßgeblich durch KI entstehen und nach außen der Eindruck menschlicher Urheberschaft erweckt wird.
Wann KI-generierte Texte gekennzeichnet werden müssen
Eine sichtbare Kennzeichnungspflicht besteht für KI-generierte oder KI-manipulierte Texte, wenn diese veröffentlicht werden, der Information der Öffentlichkeit dienen und ein Thema von öffentlichem Interesse betreffen. Als veröffentlicht gilt ein Text nach den Leitlinien der Kommission dann, wenn er einem unbestimmten und verhältnismäßig großen Empfängerkreis zugänglich ist. Private Nachrichten und interne Dokumente fallen nicht darunter. Der Begriff des öffentlichen Interesses reicht dabei von Rechtspflege und Grundrechten bis zu regulatorischen Entwicklungen.
Für Wirtschaftskanzleien betrifft das insbesondere öffentlich zugängliche Legal Updates, Beiträge zu Gesetzgebungsverfahren, Kommentierungen aktueller Gerichtsentscheidungen, Veröffentlichungen zu wirtschaftlichen oder regulatorischen Entwicklungen und Mandanteninformationen, die nicht nur an einen geschlossenen Empfängerkreis gerichtet sind.
Davon gibt es eine für Kanzleien zentrale Ausnahme: Eine Kennzeichnung entfällt, wenn der Inhalt einer substanziellen menschlichen Prüfung unterzogen wurde und eine natürliche oder juristische Person die redaktionelle Verantwortung übernimmt. Das ist kein formaler Freigabevermerk. Nach den Leitlinien muss eine fachkundige Person Informationen, Argumentationen und Schlussfolgerungen beurteilen und den Text verändern, zurückweisen oder freigeben können. Eine Rechtschreibprüfung oder sprachliche Glättung genügt nicht; erwartet wird ein dokumentierter redaktioneller Ablauf mit benannten Verantwortlichen.
Ein mit KI vorbereiteter Legal Alert muss danach nicht gekennzeichnet werden, wenn die fachlich zuständige Rechtsanwältin oder der fachlich zuständige Rechtsanwalt den Inhalt substanziell geprüft, die Quellen nachvollzogen, rechtliche Aussagen verifiziert und die Veröffentlichung verantwortlich freigegeben hat.
Entscheidend ist nicht, ob KI am Entstehungsprozess beteiligt war. Entscheidend ist, ob ein belastbarer menschlicher Prüf- und Verantwortungsprozess stattgefunden hat.
Deepfakes: Bilder, Stimmen und Videos besonders sorgfältig prüfen
Für Bilder, Audioaufnahmen und Videos gelten andere Maßstäbe. Kennzeichnungspflichtig sind insbesondere Deepfakes. KI-generierte oder manipulierte Inhalte, die realen oder plausibel existierenden Personen, Orten oder Ereignissen ähneln und fälschlich authentisch erscheinen können. Für Kanzleien können darunter fallen:
- ein fotorealistisches Bild eines angeblichen Kanzleievents, das nie stattgefunden hat
- eine synthetisch erzeugte Stimme einer Partnerin oder eines Partners
- ein manipuliertes Video, in dem einer realen Person Aussagen zugeordnet werden, die sie nicht gemacht hat
- ein KI-generiertes Mitarbeitenden-Testimonial oder ein realistischer Avatar
- ein authentisch wirkendes Foto eines vermeintlichen Büros oder Mandantentermins
Nicht jede KI-Illustration ist ein Deepfake. Ein stilisiertes oder symbolisches Bild wird anders zu beurteilen sein als eine fotorealistische Darstellung eines vermeintlich realen Ereignisses. Maßgeblich sind Gestaltung, Kontext und die Wahrnehmung des Publikums.
Der Hinweis muss spätestens bei der ersten Wahrnehmung sichtbar oder hörbar sein; eine eingebettete maschinenlesbare Markierung genügt dafür nicht.
Chatbots und KI-Assistenten müssen sich zu erkennen geben
Auch interaktive KI-Systeme fallen unter die neuen Transparenzregeln. Nutzer müssen bereits zu Beginn der ersten Interaktion darüber informiert werden, dass sie mit einem KI-System kommunizieren.
Für Kanzleien betrifft das beispielsweise:
- Chatbots auf der Kanzleiwebsite
- digitale Assistenten für Mandatsanfragen
- automatisierte Dialogsysteme in Mandantenportalen
- Recruiting- oder Karriere-Chatbots
- automatisierte HR-Service-Systeme
- KI-gestützte Onboarding-Assistenten
Der Hinweis gehört nicht in die Nutzungsbedingungen oder das Impressum, sondern an den Beginn der Interaktion. Bei extern bezogenen Systemen liegt die technische Gestaltungspflicht zunächst beim Anbieter; die Kanzlei sollte dennoch prüfen, ob die Implementierung auf ihrer Plattform den Anforderungen entspricht. Bei einem unter eigener Marke betriebenen Assistenten muss sie selbst Anbieterpflichten übernehmen.
Was die Kennzeichnungspflicht für HR und Recruiting bedeutet
Im HR-Bereich ist eine differenzierte Betrachtung besonders wichtig. Eine mit KI formulierte Stellenanzeige ist nicht kennzeichnungspflichtig. Auch interne Kandidatenzusammenfassungen, Gesprächsnotizen oder Entwürfe für Entwicklungsprogramme fallen nicht unter Artikel 50.
Allerdings gelten Systeme, die Bewerbungen analysieren, Kandidatinnen und Kandidaten bewerten oder Entscheidungen über Beförderung und Beendigung unterstützen, nach Anhang III als Hochrisiko-Systeme. Die damit verbundenen Pflichten wurden durch den Digital Omnibus auf den 2. Dezember 2027 verschoben, entfallen aber nicht. Emotionserkennung am Arbeitsplatz ist bereits heute verboten. Eine Kennzeichnung macht eine unzulässige Anwendung nicht zulässig.
Bei Recruiting-Videos, synthetischen Stimmen oder KI-Avataren kann dagegen eine sichtbare Kennzeichnung erforderlich sein. Im Employer Branding ist deshalb zu klären, ob ein Inhalt illustrativ ist oder den Eindruck einer realen Person, Aussage oder Situation vermittelt. Daneben bleiben Datenschutz, Mitbestimmung, Diskriminierungsrisiken und Persönlichkeitsrechte zu berücksichtigen.
Die eigentliche Herausforderung liegt nicht im Label
KI-Nutzung entsteht in den meisten Organisationen dezentral: im Marketing, im Recruiting, im Wissensmanagement, in der Mandantenkommunikation. Einzelne Teams arbeiten längst mit generativen Tools, ohne dass dokumentiert wäre, wer welche Systeme wofür einsetzt. In Kanzleien verschärft die hohe fachliche Autonomie der Berufsträger diese Ausgangslage. Wo Partner und Teams eigenständig arbeiten, greifen zentrale Vorgaben nur, wenn sie im Alltag anschlussfähig sind. Eine Richtlinie, die niemand kennt oder die an der Arbeitsrealität vorbeigeht, erzeugt keine Transparenz. Sie erzeugt Schatten-KI.
Die Kennzeichnung steht am Ende eines vorgelagerten Prozesses. Die eigentliche Anforderung besteht darin, einen Inhalt überhaupt einordnen zu können: Welche Systeme sind im Einsatz? Handelt die Kanzlei als Anbieterin oder als Betreiberin? Welche Inhalte bleiben intern, welche werden veröffentlicht? Wer übernimmt die redaktionelle Verantwortung? Ohne diese Klarheit kennzeichnen einzelne Bereiche vorsorglich nahezu jeden Inhalt, während andere kennzeichnungspflichtige Anwendungen übersehen. Es fehlt ein verbindlicher Prozess.
Hinzu kommt die Pflicht zum Aufbau von KI-Kompetenz nach Artikel 4 KI-VO, die bereits seit Februar 2025 gilt.
Was jetzt zu tun ist
Eine professionelle Umsetzung beginnt nicht mit der Auswahl eines Symbols, sondern mit einer strukturierten Bestandsaufnahme.
- KI-Anwendungsfälle vollständig erfassen
Marketing, Business Development, Knowledge Management, HR, Recruiting, Learning, IT und Mandatsarbeit sollten dokumentieren, welche Systeme sie einsetzen, welche Ergebnisse entstehen und wer mit diesen Ergebnissen in Kontakt kommt.
- Rollen und Pflichten zuordnen
Für jeden Anwendungsfall ist zu klären, ob die Kanzlei Betreiberin, Anbieterin oder beides ist und welche Pflichten vertraglich beim Technologieanbieter liegen.
- Inhalte klassifizieren
Es braucht klare Kriterien für interaktive Systeme, veröffentlichte Texte, Deepfakes, interne Inhalte und rein unterstützende Bearbeitungen. Mitarbeitende sollten nicht bei jeder Veröffentlichung eine eigene juristische Grundsatzprüfung durchführen müssen.
- Fachliche Prüfung und redaktionelle Verantwortung definieren
Für Legal Updates, Insights, Newsletter und andere Fachpublikationen sollte verbindlich festgelegt werden, wer Inhalte substanziell prüft, welche Quellenkontrolle erforderlich ist, wer freigibt und wie die redaktionelle Verantwortung dokumentiert wird.
- Einheitliche Kennzeichnungsstandards entwickeln
Wo eine Kennzeichnung erforderlich ist, braucht es einheitliche Formulierungen und Gestaltungsregeln. Je nach Inhalt können Hinweise wie „vollständig KI-generiert“, „teilweise KI-verändert“ oder „Stimme KI-generiert“ angemessen sein. Platzierung, Zeitpunkt, Barrierefreiheit und Sichtbarkeit sollten nicht den einzelnen Teams überlassen bleiben. Orientierung bietet der von der Kommission initiierte Verhaltenskodex zur Transparenz KI-generierter Inhalte.
- Mitarbeitende qualifizieren und Prozesse überprüfen
Die Vorgaben zur KI-Kompetenz verlangen kein Zertifikat, aber nachweisbare Maßnahmen: interne Leitlinien, Schulungen und dokumentierte Lernprozesse.
Sanktionen und das eigentliche Risiko
Verstöße gegen die Transparenzpflichten können mit Geldbußen von bis zu 15 Millionen Euro oder drei Prozent des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden, je nachdem, welcher Betrag höher ist.
Für Kanzleien liegt das relevante Risiko jedoch nicht allein in der Sanktion. Nicht gekennzeichnete synthetische Inhalte können Vertrauen beschädigen, Persönlichkeitsrechte berühren und die Glaubwürdigkeit fachlicher Kommunikation beeinträchtigen.
Fazit
Für Kanzleien und Professional Services besteht die zentrale Aufgabe nicht darin, möglichst viele Inhalte zu kennzeichnen. Sie besteht darin, eindeutig unterscheiden zu können, wann eine Kennzeichnung erforderlich ist, wann eine fachliche und redaktionelle Prüfung genügt und wer für das Ergebnis einsteht.
