Ab dem 1. Januar 2027 endet für Arbeitgeber die letzte Übergangsphase bei elektronischen Entgeltunterlagen. Was bislang in vielen Unternehmen noch mit Papierakten, Scanordnern oder hybriden Ablagen überbrückt wurde, muss dann als belastbares digitales Verfahren funktionieren. Entgeltunterlagen nach § 8 BVV sind elektronisch zu führen, geordnet aufzubewahren und im Rahmen der Betriebsprüfung prüffähig bereitzustellen.
Die BVV-Pflicht 2027 ist mehr ist als „Papier einscannen“
Die Beitragsverfahrensverordnung regelt, welche Daten und Unterlagen Arbeitgeber für die Beitragsabrechnung in der Sozialversicherung führen müssen. Sie regelt Art und Umfang der Speicherung, Datensätze und das Verfahren für Entgeltunterlagen und Beitragsabrechnung. Es reicht nicht, alte Papierablagen digital nachzubauen. Ein Ordner auf dem Fileserver mit unsystematisch benannten PDFs ist kein belastbares Compliance-Konzept. Die Unterlagen müssen eindeutig zuordenbar, lesbar, unveränderbar, verfügbar und prüfbar sein. Für strukturierte Abrechnungsdaten gilt zusätzlich die Anforderung, dass diese im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) automatisiert und maschinell auswertbar bereitgestellt werden können müssen. Eine digitale Entgeltakte muss deshalb drei Ebenen verbinden:
- rechtliche Vollständigkeit
- technische Prüffähigkeit
- organisatorische Nachvollziehbarkeit
Welche Unterlagen müssen elektronisch geführt werden?
8 Abs. 2 BVV benennt die Unterlagen, die in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind. Dazu gehören insbesondere Nachweise und Erklärungen, die für Sozialversicherung, Lohnabrechnung und Betriebsprüfung relevant sind. Die Norm nennt unter anderem Unterlagen zu Staatsangehörigkeit und Aufenthaltstiteln, Arbeitserlaubnissen, erstatteten Meldungen, Krankenkassenmeldungen, Minijob-Erklärungen, Anträgen auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht, Nachweisen nach dem Nachweisgesetz, Erklärungen kurzfristig Beschäftigter, Statusfeststellungsverfahren, Bescheiden zur Versicherungspflicht, Nachweisen der Elterneigenschaft, Mindestlohn- und Arbeitnehmerentsende-Aufzeichnungen sowie Unterlagen zu Pflegezeit, Entsendung und Ausnahmevereinbarungen.
In der Praxis betrifft das nicht nur die Lohnabrechnung. Betroffen sind HR, Payroll, Rechtsabteilung, Datenschutz, IT, Betriebsrat und häufig auch externe Dienstleister wie Steuerkanzleien oder Payroll-Provider. Eine digitale Entgeltakte muss nicht nur speichern, sondern auch finden, erklären und nachweisen können.
Typische Unterlagengruppen sind:
| Bereich | Beispiele aus der Praxis | Warum relevant |
| Stammdaten und Beschäftigung | Arbeitsbeginn, Beschäftigungsart, Anschrift, Aufenthaltstitel, Arbeitserlaubnis | Grundlage für sozialversicherungsrechtliche Beurteilung |
| Versicherungsstatus | Krankenkassenmeldungen, Versicherungsfreiheit, Befreiungsanträge, Statusfeststellung | Relevant für Beitragspflicht und Beitragsberechnung |
| Entgelt und Arbeitszeit | Entgeltbestandteile, Zuschläge, Mindestlohnaufzeichnungen, Entsendung | Grundlage für Beitrags- und Prüfungsfeststellungen |
| Sonderfälle | Werkstudentenstatus, Elterneigenschaft, Pflegezeit, Auslandsentsendung | Häufige Prüfungs- und Nachforderungsrisiken |
| Nachweise und Entscheidungen | Bescheide, Finanzamtsentscheidungen, DRV-Unterlagen | Begründung der getroffenen Abrechnungsentscheidung |
Arbeitgeber mit bewilligter Befreiung müssen nicht rückwirkend sämtliche Entgeltunterlagen aus der Zeit vor 2027 digitalisieren. Für neue Tatbestände ab dem 1. Januar 2027 müssen die benannten Unterlagen jedoch elektronisch geführt werden.
Was bedeutet „rechtssicher elektronisch“ konkret?
Es geht nicht nur um das Dateiformat. Eine angeforderte Unterlage muss in einer separaten Datei bereitgestellt werden; zwei oder mehr Unterlagen in einer Datei sind unzulässig. Der Dokumenteninhalt muss lesbar sowie orts- und systemunabhängig darstellbar sein. Erlaubt sind PDF-Dateien sowie Bilddateien in den Formaten JPEG, BMP, PNG oder TIFF. PDF-Dateien dürfen nachträglich nicht mehr veränderbar sein; Skripte, nachladbare Inhalte oder eingebundene weitere Dateien sind ausgeschlossen.
Daraus ergeben sich fünf Anforderungen an eine digitale Entgeltakte:
- Eindeutige Struktur:
Jede Unterlage muss einer Person, einem Zeitraum und einem Unterlagentyp zugeordnet werden können. - Zulässige Formate:
PDF, JPEG, BMP, PNG und TIFF sind zulässig, aber nur, wenn die Darstellung vollständig, lesbar und nicht nachträglich manipulierbar ist. - Revisionssichere Ablage:
Änderungen, Zugriffe, Versionen und Löschungen müssen nachvollziehbar sein. Eine bloße Dateiablage ohne Rollen, Protokolle und Verfahrensbeschreibung reicht dafür regelmäßig nicht aus. - Fristenmanagement:
Entgeltunterlagen sind nach § 28f SGB IV bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren; für steuerlich relevante Unterlagen können zusätzlich handels- und steuerrechtliche Fristen greifen. - Signatur- und Scanprozess:
Bei Unterlagen mit gesetzlichem Schriftformerfordernis ist besondere Sorgfalt erforderlich. Die Gemeinsamen Grundsätze sehen vor, dass elektronisch bereitgestellte Erklärungen mit qualifizierter elektronischer Signatur zu den Entgeltunterlagen genommen werden können. Wird ein Papieroriginal in elektronische Form überführt, ist je nach Fall eine fortgeschrittene Signatur des Arbeitgebers erforderlich; ohne diese kann das Papieroriginal zusätzlich aufzubewahren sein.
Risiken bei unzureichender Vorbereitung
Fehlen Entgeltunterlagen, sind sie nicht nachvollziehbar oder können sie nicht fristgerecht bereitgestellt werden, entstehen mehr als nur organisatorische Rückfragen. Bei Verletzung von Aufzeichnungs-, Nachweis- oder Mitwirkungspflichten kommen je nach Sachverhalt Summenbeitragsbescheide, Schätzungen, Bußgelder oder Zwangsgelder in Betracht.
Das größte Risiko liegt jedoch im betrieblichen Ablauf. Prüfungen dauern länger, Fachabteilungen müssen manuell nacharbeiten, Dienstleister können Daten nicht eindeutig zuordnen und HR verliert Zeit in Rückfragen statt in wertschöpfender Personalarbeit.
Fahrplan bis zum 1. Januar 2027
Die verbleibende Zeit sollte nicht für isolierte Scanprojekte genutzt werden. Sinnvoll ist ein strukturierter Umsetzungsplan.
- Bestandsanalyse durchführen
Welche Unterlagen aus § 8 BVV entstehen heute in HR, Payroll, Fachbereichen oder bei externen Dienstleistern? Wo liegen sie? In welchem Format? Wer hat Zugriff? - Befreiungsstatus prüfen
Besteht aktuell eine Befreiung nach § 8 Abs. 3 BVV? Dann muss klar sein, dass diese spätestens zum 31. Dezember 2026 endet. Besteht keine Befreiung, sollte geprüft werden, ob die elektronische Führungspflicht bereits seit 2022 vollständig umgesetzt ist. - Zielstruktur definieren
Die digitale Entgeltakte braucht eine klare Aktenlogik: Unterlagentypen, Namenskonventionen, Metadaten, Rollen, Fristen, Workflows und Verantwortlichkeiten. - Signatur- und Scanprozess festlegen
Besonders kritisch sind Dokumente mit Schriftformerfordernis. Hier muss entschieden werden, wann QES, wann fortgeschrittene Signatur, wann Papieroriginale und wann Textform zulässig sind. - Systeme anbinden
Die Entgeltakte sollte nicht isoliert neben Payroll, ERP, HR-Software und Dokumentenmanagement existieren. Entscheidend sind Schnittstellen, einheitliche Datenmodelle und nachvollziehbare Übergaben. - Probelauf vor der Prüfung
Ein fiktives Prüfungsszenario zeigt schnell, ob Unterlagen auffindbar, vollständig, richtig benannt, berechtigt zugänglich und fristgerecht bereitstellbar sind.
Die BVV-Pflicht 2027 zwingt Arbeitgeber nicht nur zur elektronischen Ablage. Sie zwingt zu einem belastbaren Daten- und Dokumentenprozess rund um Entgelt, Sozialversicherung und Betriebsprüfung. Wer jetzt nur scannt, verschiebt das Problem. Nur eine sauber strukturierte digitale Entgeltakte mit klaren Berechtigungen, belastbaren Signaturprozessen, nachvollziehbaren Aufbewahrungsfristen und integrierten Systemen schafft echte Prüfungsfähigkeit.
Starten Sie nicht mit der Frage „Welche Software brauchen wir?“, sondern mit der Frage: „Welche Unterlagen müssen wir 2027 in welcher Qualität nachweisen können?“
